nl
Maximale transparantie van print- en kopieerinfrastructuur leidt tot kostenbesparing
Petronas Lubricants Belgium biedt al meer dan 75 jaar betrouwbare en hoogstaande smeerproducten en streeft naar efficiëntie en transparantie in elke schakel van de productieketen. Met de invoering van de Optimized Print Services (OPS) en een nieuw MFP-park loopt nu ook de print- en kopieeractiviteit van Petronas Lubricants Belgium gesmeerd én goedkoper. Petronas Lubricants International behoort tot het Maleisisch staatsbedrijf Petronas en is één van de grootste oliemaatschappijen ter wereld. De hoofdactiviteit van PLI bestaat uit de raffinage van olie en de productie en distributie van kwaliteitsvolle olieproducten. Binnen Europa richt het bedrijf zich op de productie en verkoop van smeermiddelen, waaronder Syntium, Selenia en Urania. “We leggen de focus steeds op kwaliteit en veiligheid”, vertelt Johan Verwerft, IT manager van Petronas Lubricants Belgium. “Efficiëntie en transparantie zijn essentieel voor onze bedrijfsprocessen en dat geldt ook voor onze print- en kopieeractiviteit.”
“De fabrieken in Aartselaar en Hemiksem beschikten over meerdere kantoorprinters van vier providers”, gaat Johan Verwerft verder. “Door deze mix hadden we geen centraal beheer en geen totaaloverzicht van onze printkosten. Bij problemen moesten we bovendien verschillende bedrijven contacteren, of zelf langsgaan. Dit vergde heel wat tijd.” Petronas besloot daarom zijn be-staande printinfrastructuur te vervangen. “We vergeleken een paar providers en zagen dat het OPS (Optimized Print Services) voorstel van Konica Minolta er met kop en schouders bovenuit stak.”
OPS, het MPS (Managed Print Services) concept van Konica Minolta, biedt haar klanten diensten en oplossingen op maat, om tot een optimale printinfrastructuur te komen. Advies in hard- en software, implementatie en continu beheer en optimalisatie worden aangeboden als een compleet dienstenpakket. Konica Minolta voerde eerst een grondige print-audit uit en onderzocht het scan, printen kopieergedrag van Petronas. “Konica Minolta hield rekening met de voorstellen van zowel het management als de eindgebruiker, zodat ze precies konden inspelen op onze noden.” Wat het bedrijf nodig had was een extern print management, een doorzichtig betaalsysteem en standaardisatie van de toestellen. Johan Verwerft: “Konica Minolta verving onze bestaande toestellen door een efficiënte en evenwichtige mix van Z/W en kleur, A4 en A3 bizhubprinters en multifunctionals, aangepast aan onze behoeften. De toestellen zijn heel gebruiksvriendelijk. We kunnen veel efficiënter, productiever en sneller werken, maar wat voor mij de doorslag geeft is de kostentransparantie.”
Het OPS-concept van Konica Minolta biedt ons zowel wat betreft documentbeheer als gebruiksvriendelijkheid heel wat voordelen, maar voor mij geeft de kostentransparantie de doorslag.
Johan Verwerft
IT manager Petronas Lubricants Belgium
Via de PageScope Enterprise software kan Johan Verwerft de kost per pagina namelijk nauwkeurig opvolgen. “Ik ken exact de kost en het volume per printer per dag, wat me een zekere controle biedt. Ik heb bijvoorbeeld gemerkt dat de dienst Logistiek zo’n 800 pagina’s per dag drukt, iets wat ik voordien niet wist. Als een toestel te veel print, kan ik bovendien gemakkelijk ingrijpen door een instelling te veranderen via de webinterface.” Dankzij PageScope Enterprise zijn er ook geen verborgen kosten meer. “Voordien moesten we voor elke printer verschillende toners aankopen en een voorraad aanleggen. De afdelingen stonden in voor hun bestellingen. De kosten verdwenen in de algemene kantoorkosten en waren niet zichtbaar. Dit probleem is nu opgelost.”
Dankzij het externe print management moet Johan Verwerft zich niet meer toeleggen op het beheer van de toestellen. “Konica Minolta beheert de toestellen van op afstand. Als er nieuwe toner nodig is, of bij problemen, word ik op de hoogte gebracht via de webinterface. Konica Minolta reageert binnen de 24 uur, verzendt automatisch toner en stuurt zelfs een technicus indien nodig. Dat bevrijdt me van heel wat kopzorgen, zodat ik me kan concentreren op mijn hoofdtaak.” Konica Minolta bood ook een oplossing voor de 15 Petronas externe medewerkers die van thuis uit werken. “Voordien bestelden ze hun toner via ons, en ook technische problemen werden via Petronas opgelost. Dit werd allemaal erg arbeidsintensief. De kost woog niet op tegen de baten.” Konica Minolta deed een aantrekkelijk voorstel om de printers te vervangen door bizhubtoestellen en het beheer over te nemen. “Het gebruik van de toestellen wordt ook opgenomen in het totale kostenoverzicht, zodat we precies weten wie waar en hoeveel print. Ook dit is een kost die voorheen verborgen was, maar nu heel zichtbaar is.”
Konica Minolta staat garant voor kwaliteit, efficiëntie en een optimale dienstverlening. Ik weet dat ik ten alle tijde op hen kan vertrouwen.
“We zijn met Konica Minolta in een flexibel plan gestapt”, getuigt Johan Verwerft. “Als we iets willen aanpassen, gebeurt dit onmiddellijk.” Na zes maanden vindt er bovendien nog een evaluatie plaats, wat toelaat verbeteringen aan te brengen. “De OPS-consultant blijft met ons meedenken om de huidige scan- en documentstromen en werkprocessen te optimaliseren. We hebben bovendien één aanspreekpunt bij Konica Minolta. We begrijpen elkaar en kunnen dus op een aangename manier samenwerken. Konica Minolta staat garant voor kwaliteit, efficiëntie en een optimale dienstverlening. Ik weet dat ik te allen tijde op hen kan vertrouwen.”