Comment créer un lieu de travail numérique permettant aux équipes travaillant à distance de collaborer plus efficacement ?

| 20 septembre 2022

Le télétravail est désormais la nouvelle norme. Il est donc essentiel pour tous que la collaboration en ligne soit efficace. Pour cela, il vous faut les bons outils numériques pour des opérations telles que l'accès virtuel à l'information, la co-rédaction de documents et la signature électronique.



Le télétravail ? Volontiers, mais seulement avec un système efficace

Certaines organisations étaient déjà en transition vers le travail à distance bien avant que le COVID-19 ne pointe le bout de son nez. Grâce à des politiques de travail flexibles, à des outils de collaboration et à d'autres logiciels et services, les employés peuvent travailler entièrement ou partiellement depuis leur domicile ou autre part.
 
Les indépendants et les sous-traitants (qui travaillent souvent à distance et parfois même à partir de fuseaux horaires différents) font de plus en plus partie de ces équipes de projet. Aujourd'hui, de nombreux employés et employeurs souhaitent continuer à travailler de manière flexible et à distance, même lorsque les bureaux sont accessibles.
 
Les organisations voient également de nouvelles possibilités d'utiliser la technologie pour aider leurs travailleurs de première ligne à rester connectés à l'entreprise. Cet aspect a souvent été un défi dans le passé, car les travailleurs de première ligne ont tendance à être mobiles ou à travailler dans des endroits tels que des magasins, des usines ou des entrepôts, plutôt que de rester assis devant un ordinateur toute la journée.
 
Pour que le télétravail soit un véritable succès, vous devez mettre en place un lieu de travail numérique permettant une collaboration en ligne efficace pour tous les membres de votre organisation. Une étude européenne montre que 65 % des employés préfèrent travailler à distance et 33 % préfèrent une formule de travail hybride, tandis que la collaboration et la communication numériques apparaissent comme le principal défi du télétravail (38,9 %).
 

Vers un lieu de travail digital

Les équipes virtuelles ne peuvent être productives que si l'environnement de collaboration numérique est aussi cohérent que possible. Mais il est parfois difficile de garantir cette cohérence.
 
  • La combinaison de différentes solutions logicielles provenant de fournisseurs divers complique souvent la gestion des problèmes et brouille les lignes de responsabilité.
  • L'absence de services de sauvegarde et de récupération appropriés peut entraîner la perte de données (surtout lorsqu'elles sont créées par des membres d'une équipe à distance) et réduire la productivité.
  • La sécurité informatique est parfois un casse-tête, notamment lorsque vous souhaitez donner accès en temps réel à vos employés qui travaillent à distance sans compromettre la sécurité des informations.
Les recherches menées par Konica Minolta en 2021 montrent que la mise en place d'une infrastructure adaptée à la collaboration virtuelle constitue le plus grand défi interne de transformation numérique pour les organisations. Pas moins de 30 % des organisations interrogées ont déclaré avoir externalisé l'assistance à la collaboration à distance ou envisager de le faire.
 

Quatre aspects importants pour un lieu de travail digital efficace

Lors de la planification d'un lieu de travail numérique efficace et du choix des outils de collaboration virtuelle, il y a quatre facteurs importants à mettre en place.
 
1. Un accès sécurisé et facile aux informations pour les équipes à distance
Microsoft Teams (Microsoft 365) est parfaitement adapté à la communication, à la collaboration virtuelle, à la planification et à la gestion de projets. En intégrant une solution de gestion de contenu d'entreprise (telle que M-Files de Konica Minolta) dans Microsoft Teams, les utilisateurs peuvent rapidement et facilement récupérer des documents et des informations de tous vos systèmes sans quitter l'interface familière de Microsoft Teams.
 
2. La possibilité pour les équipes virtuelles de créer des documents ensemble
Des outils tels que M-Files ou Microsoft Teams offrent aux membres d'un groupe tout ce dont ils ont besoin pour co-créer des documents. Les membres d'une équipe virtuelle peuvent travailler ensemble sur des documents en partageant des liens vers les dernières versions. La collaboration ne se limite plus à l'envoi de documents par e-mail, et les membres de l'équipe peuvent apporter leur contribution sans dupliquer les documents. De plus, vous conservez un historique complet des modifications et des commentaires. Avec M-Files, vous pouvez même acheminer les documents à travers des flux de travail numériques pour révision, approbation et signature.
 
3. Un personnel de première ligne mobilisé
Les employés de première ligne sont généralement plus proches du client et sont souvent plus étroitement impliqués dans les processus critiques que les autres employés. Comme Microsoft 365 est facile à utiliser sur les smartphones et les tablettes, il est aisé d'impliquer davantage les employés de première ligne et d'améliorer la collaboration au sein de l'équipe. Ainsi, chacun aura enfin accès à toutes les informations en temps réel et vous pourrez digitaliser les processus qui se faisaient auparavant sur papier.
 
4. La possibilité de signer les contrats de manière électronique
Lorsque les signataires de documents financiers, juridiques ou RH travaillent à distance, vous pouvez faciliter la signature de ces documents grâce à une solution de signature électronique. Cela évite les retards et réduit la charge administrative et les risques de violation qui peuvent survenir lorsque les documents sont distribués sur papier ou numérisés et partagés par e-mail. Toutefois, n'oubliez pas que votre approche des signatures électroniques doit être conforme aux exigences locales et offrir la même validité qu'une signature manuscrite.
 

Repenser le travail à distance et la collaboration virtuelle

La popularité du travail à distance prouve que celui-ci fait désormais partie de la norme. Il est donc essentiel de créer un lieu de travail intelligent à l'épreuve du temps, doté des outils et technologies appropriés pour l'accès à distance aux informations, pour la collaboration virtuelle et l’utilisation des signatures électroniques. Cela, afin de permettre aux équipes virtuelles, aux travailleurs à distance et aux employés de première ligne de travailler ensemble de manière plus productive.
 
Pour créer un lieu de travail numérique efficace, il est préférable de faire appel à un partenaire qui propose une large gamme de services et possède les compétences nécessaires pour les intégrer et les gérer sous la forme d'une plateforme sécurisée et évolutive qui vous accompagnera dans la durée.
 
Vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la mise en place d'un lieu de travail numérique efficace ? Alors, contactez-nous !
 

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Kevin Maarssen

Expert Corporate Communications

Kevin.Maarssen@konicaminolta.eu

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