Le lieu de travail numérique : une évolution pour le lieu de travail mobile

Au début des années 2020, le numérique était davantage présent au sein de notre vie privée que dans notre vie professionnelle, mais la situation a changé. Pour protéger leurs employés du COVID-19, le gouvernement et les entreprises ont imposé le télétravail. Ce faisant, ils ont franchi une étape importante dans le processus de transformation numérique.
 
Désormais, avoir un lieu de travail mobile est la norme quotidienne pour de nombreux employés. C’est ainsi que les entreprises ont découvert que, équipés d'un ordinateur portable, d'un casque ou d'un téléphone mobile, beaucoup d’employés travaillent efficacement depuis leur domicile.
 

L’Intelligent Connected Workplace : de l'utopie à la nécessité absolue

L'impact du COVID-19 sur notre façon de travailler ne doit donc pas être sous-estimé. Même après la pandémie, de nombreuses entreprises donneront à leurs employés le choix entre travailler au bureau ou à distance sur leur lieu de travail numérique. Cette liberté de choix nécessite une infrastructure informatique très robuste en matière de sécurité. De plus, les différents services d'une organisation ont aussi besoin d'une série de nouveaux outils pour une collaboration numérique efficace. Que vous choisissiez Slack ou Yammer, Doodle ou Microsoft Forms, ce n'est pas seulement une question de budget, mais aussi de protection optimale des données.
 
Si vos employés travaillent à distance, ils doivent pouvoir accéder rapidement aux données et aux documents du réseau de l'entreprise, à tout moment, en tout lieu et via le Wi-Fi. Et c'est là que se trouve précisément le risque que des données tombent dans de mauvaises mains ou soient perdues. Heureusement, il existe des solutions telles que l'Intelligent Connected Workplace de Konica Minolta, un concept qui répond aux exigences complexes susmentionnées de manière sûre, moderne et efficace.
 

Comment les espaces de travail numériques modifient l'infrastructure de votre bureau

Depuis l'apparition du COVID-19, Microsoft Teams est devenu l'outil de communication le plus utilisé dans le monde des affaires, aux côtés des e-mails et des appels téléphoniques. Cet outil sert non seulement de système de messagerie pour les chats et les appels vidéo, mais propose également des wikis à des fins d'information et de collaboration en temps réel sur des documents.
 
Les différents services du Cloud sont l’évolution nécessaire des serveurs de données sur site afin de répondre aux exigences actuelles. Ils offrent de nombreux avantages tels qu'une meilleure évolutivité. De plus, ils sont toujours à jour et faciles à gérer.
 
De plus, il existe de nombreux outils, applications et solutions de collaboration pour un “intelligent office”.
 

Les changements qu’impliquent les espaces de travail numériques pour votre entreprise

Un travail numérique efficace nécessite également le soutien et l'acceptation de votre entreprise. Avant la pandémie du coronavirus, le travail à domicile un jour par semaine faisait l'objet de vives discussions dans de nombreuses entreprises. Depuis, le COVID-19 a fait son apparition et les entreprises ont été obligées de laisser tous les employés travailler à domicile autant que possible. Désormais, chacun peut profiter pleinement des avantages de la digitalisation. De plus, les lieux de travail numériques sont un argument intéressant pour attirer et retenir les jeunes talents. En tant qu'entreprise, il est important que vous soyez ouvert au changement et que vous examiniez les avantages d'un lieu de travail numérique pour votre organisation.
 

Une journée dans l’Intelligent Connected Workplace

En principe, une journée de travail dans l’Intelligent Connected Workplace se déroule comme d'habitude : des informations sont recueillies, traitées et échangées, mais il y a bien sûr quelques différences. Les conversations en face à face des employés sont remplacées par des appels vidéo dans un espace virtuel ou par des messages dans un chat.
 
Les chefs de projet consignent les résultats de leurs travaux dans le wiki, créent des tickets pour les problèmes de développement des clients et des produits et organisent des réunions ou des présentations par vidéoconférence. Le personnel administratif, le service clientèle technique et les ventes utilisent les services numériques de la même manière.
 

La communication est la clé du succès

Malheureusement, un des aspects importants pour une collaboration efficace en dehors du bureau ne peut être fourni par du matériel et des logiciels, mais doit être développé de manière personnelle. Il s’agit évidemment des interactions et de la cohésion au sein des équipes. Afin de développer cette caractéristique sociale, une bonne communication est nécessaire.
 
Lorsque tout le monde travaille à distance, la communication reste une tâche essentielle pour la direction. Des réunions virtuelles régulières permettent de s'assurer que chacun se sent impliqué. C'est pourquoi il est important que les réunions comprennent des check-in et des check-out pour tous les employés.
 
Depuis que nous travaillons de manière numérique, nous pensons davantage de manière numérique. Et un "Nouveau monde du travail" se dessine grâce aux espaces de travail numériques qui modifient complètement notre culture professionnelle actuelle.
 
En parallèle, la transformation numérique sur le lieu de travail est également l'occasion de développer de nouvelles stratégies et de soutenir l'Agenda 2030 des objectifs de développement durable des Nations unies. La réduction des déplacements professionnels et la réduction de la taille des grands bureaux peuvent contribuer de manière significative à la réduction des émissions de CO2 et à la protection de notre environnement.
 

Cinq étapes vers un lieu de travail numérique

Avant d'investir dans un Intelligent Connected Workplace, voici cinq étapes pour vous aider à identifier vos principales préoccupations et objectifs :

1. Identifiez ce dont vous disposez afin de déterminer ce qui manque dans votre environnement de travail.
    
2. De quoi avez-vous besoin ? Que voulez-vous obtenir en travaillant de manière digitale ? Comment mettre rapidement les informations à la disposition de toutes les personnes impliquées dans un projet sur des plateformes de collaboration ?
    
3. Qu'est-ce que cela signifie pour les TIC ? Quel logiciel est le mieux adapté pour répondre à ces exigences et fournir des interfaces pour les systèmes existants ?
    
4. Qu'est-ce que ce nouvel environnement de travail numérique va changer pour votre entreprise et vos clients ? La culture de votre entreprise soutient-elle ou freine-t-elle ce type de changements ? Que devez-vous changer pour que tout se passe pour le mieux ?
    
5. Comment faciliter cette transformation et susciter l'enthousiasme de tous pour ce passage à un lieu de travail numérique ? Qui deviendra un ambassadeur des nouveaux outils et guidera les employés afin d’accroître leur engagement ?

 
Vous souhaitez en savoir plus sur la transformation vers un lieu de travail numérique ? Alors, contactez-nous rapidement ! Nous vous aiderons de notre mieux en vous donnant les conseils nécessaires pour créer un lieu de travail numérique efficace et à l'épreuve du temps.