7 manieren waarop AI uw documentenbeheer efficiënter maakt

| 3 mei 2023

Workflows waar papier aan te pas komt: bedrijven verliezen er nog steeds te veel tijd mee. Nochtans kunnen slimme documentenbeheersystemen op basis van artificiële intelligentie (AI) deze processen op heel wat terreinen aanzienlijk verbeteren. In deze blog halen we er alvast zeven aan.



Mensen en paperassen: dat staat geheid voor tijdverlies en een grote kans op fouten. Oplossingen op basis van artificiële intelligentie voor documentenbeheer bieden daarentegen een veilige, robuuste en efficiënte manier voor het opslaan en ophalen van een grote hoeveelheid gegevens. Bovendien hebben bedrijven die met slimme documentenbeheersystemen aan de slag gaan een niet gering concurrentievoordeel. Hun medewerkers verliezen minder tijd en werken altijd op een veilige manier met de meest actuele gegevens. Overweeg dus zeker onze suggesties omtrent AI-documentenbeheersystemen: uw bedrijf zal er efficiënter door werken!
 

1. Structureer ongestructureerde gegevens

Vandaag is naar schatting 80% van alle bedrijfsgegevens ongestructureerd – lees: ze zitten in e-mails, bestanden, pdf’s en andere documenten die op verschillende locaties staan opgeslagen. Wie er info wil uithalen, moet deze documenten dus handmatig uitpluizen. Tegenwoordig kan intelligent gegevensbeheer veel van dit zware werk overnemen. Met AI en machinelearning kunt u e-mails, teksten en andere klantcommunicatie doorspitten om woorden, semantiek en sentimenten te begrijpen.
 
Als u deze gegevens verbindt met o.a. uw facturerings- en servicegeschiedenis kan u zelfs voorspellen wie welke producten en diensten zal kopen. Dergelijke modellen presteren vandaag al opvallend sterk.
 

2. Verzeker u van nauwkeurige en conforme gegevens

Een AI-documentenbeheersysteem waarschuwt gebruikers voor fouten in gegevens. Creëer controletrajecten voor belangrijke documenten en bewaar op eenvoudige wijze de geschiedenis van gegevensvalidatie, correcties, afwijkingen en goedkeuringen voor elke transactie, activiteit of workflow.
 

3. Verbeter de beveiliging van uw documenten

Gevoelige gegevens dienen enkel toegankelijk te zijn op need to know-basis, waarmee u bedoelde en onbedoelde cyberdreigingen van binnenuit in de kiem smoort. Het vermogen van AI om informatie te beveiligen biedt gigantische voordelen. Zo kunnen slimme documentenbeheersystemen automatisch scannen op gevoelige informatie. De software kan zelfs ongebruikelijke verzoeken om privégegevens in te zien detecteren, toegang ontzeggen en beveiligingsteams waarschuwen.
 

4. Automatiseer handmatige processen

Belangrijke documenten zoals facturen worden wereldwijd nog altijd vaker op papier dan digitaal uitgewisseld en dus ook handmatig verwerkt. Idem dito voor documenten zoals bestelformulieren en contracten. Gevolg: het papiervolume groeit, terwijl de accuraatheid en beheersbaarheid in de tijd afneemt.
 
Het manueel identificeren, classificeren, categoriseren en scheiden van verschillende documenttypes is vaak een arbeidsintensief proces. Gezien de vele regels en categorieën waarmee bedrijven rekening moeten houden, loopt het aantal menselijke fouten al snel op. Als u documenten daarentegen scant en invoert - automatiseert in een AI-systeem dus - bent u in staat strikte normen te handhaven. Denk aan slimme systemen voor het categoriseren en labelen van gegevens, waardoor u significante tijd bespaart bij het terugvinden ervan.
 

5. Versnel uw bedrijfsprocessen

Of het nu gaat om het verwerken van verzekeringsclaims of data die nieuwe bedrijfstrends aangeven: AI en Machinelearning helpen u met het nemen van betere en snellere bedrijfsbeslissingen. Terwijl het werknemers uren kan kosten om niet-geautomatiseerde gegevens uit te pluizen op zoek naar de benodigde informatie, krijgen ze dankzij geautomatiseerde documentenverwerking meteen toegang tot nauwkeurige gegevens van hoge kwaliteit. Zo kunnen ze er veel sneller mee aan de slag.
 

6. Kom tot nieuwe zakelijke inzichten

Door uw documentenbeheersysteem te integreren met een Business Intelligence-tool benut u het volledige potentieel van beide systemen, verkrijgt u betere bedrijfsinzichten en realiseert u een hogere return on investment.
 
Zo vindt u bijvoorbeeld eenvoudig seizoensgebonden verkooptrends op basis van facturen of orders uit het verleden. Recruiters zijn in staat cv's te doorzoeken met een intelligent systeem dat trefwoorden vindt die verband houden met eerdere, succesvolle aanwervingen of beantwoorden aan vooraf ingestelde vereisten.
 

7. Verbeter de besluitvorming

Een van de belangrijkste bijdragen van kunstmatige intelligentie op het gebied van documentenbeheer is de verbetering van de besluitvorming. AI zorgt voor een diepgaande analyse van geregistreerde gegevens, met meer inzicht en dus een betere besluitvorming als gevolg.
 
Verschillende soorten AI-technieken, zoals voorspellende analyse en datavisualisatie, dragen in hoge mate bij tot een snelle en accurate besluitvorming. Deze technieken voorkomen invoerfouten, beschermen bestanden, minimaliseren gegevensredundantie en bieden nuttige inzichten voor de besluitvorming.
 
U merkt het: het digitaliseren van uw documentenbeheer kan uw bedrijf op diverse terreinen stroomlijnen en efficiënter maken. Van juridische teams die documenten moeten analyseren tot retailers die verkooptrends trachten te voorspellen: iedereen doet zijn voordeel met het loslaten van AI op documentenbeheer. Het kan orde scheppen in de chaos, nuttige inzichten verschaffen en veelvoorkomende invoerfouten voorkomen.
 
Konica Minolta werkt al jaren met AI voor documentenbeheer. Onze oplossingen bevatten AI-functies als automatische documentclassificatie, optische tekenherkenning (OCR) voor gegevensextractie en natuurlijke taalverwerking (NLP) voor het zoeken en ophalen van documenten. Als leider in het gebruik van AI voor documentenbeheer bevindt Konica Minolta zich in een uitgelezen positie om u verder te helpen.
 
Contacteer ons gerust voor meer informatie over AI en documentenbeheer.
 

Intelligente Informatie Management


 

Werk sneller, preciezer en slimmer met workflows & automatisering van uw processen. Maak documenten vindbaar ongeacht de opslaglocatie met metadata en automatische classificatie. Beveilig documenten aan de hand van permissies op verschillende niveaus. Bepaal wie bij welke documenten mag en wanneer. Ontdek meer in onze interactieve infographic.

Blogs

Blogs

Kmo’s zijn kwetsbaarder voor cyberaanvallen: oorzaken en remedies

Elke organisatie kan getroffen worden door een cyberaanval, maar de gevolgen zijn vaak ernstiger voor kmo’s dan voor grote bedrijven. Waarom zijn kmo’s kwetsbaarder? En hoe bereiden ze zich best voor op eventuele aanvallen?