Nu steeds meer organisaties overstappen op digitale samenwerking, worden printers en multifunctionals niet alleen gebruikt om te printen of te kopiëren. Ze fungeren steeds vaker als toegangspoort tot digitale workflows: van scan-naar-cloud tot geautomatiseerde documentverwerking en koppelingen met bedrijfsapplicaties.
Maar hoe zorgt u ervoor dat uw printer écht onderdeel wordt van de digitale werkplek? En welke functies zijn noodzakelijk om administratieve processen te versnellen, te beveiligen en te standaardiseren? U leest het hier.
Waarom printers een belangrijke rol spelen in digitale processen
Hoewel veel bedrijven inzetten op digitalisering, komen documenten nog steeds vaak binnen via fysieke post, formulieren, contracten of handtekeningen. De printer — of beter gezegd: de multifunctional — is het punt waar deze fysieke documenten worden omgezet naar digitale data.
Dat maakt het apparaat een essentieel onderdeel van:
- digitale archivering
- factuurverwerking
- HR-administratie
- klantdossiers
- juridische documentatie
- complianceprocessen
Door printers slim te integreren, voorkomt u handmatig werk, versnelt u workflows en vermindert u fouten.
Wat betekent workflow-integratie voor uw organisatie?
Workflow-integratie gaat om het automatisch verwerken, routeren en opslaan van documenten. De multifunctional wordt hierbij een digitale instap, waarmee medewerkers documenten direct naar de juiste systemen, mappen of processen sturen.
Voorbeelden:
- een factuur scannen → automatisch naar de financiële administratie
- een contract scannen → direct in het CRM-dossier van de klant
- een HR-formulier scannen → automatisch geclassificeerd en beveiligd opgeslagen
- een handtekening scannen → direct toegevoegd aan een lopend workflowproces
Dit voorkomt dat medewerkers losse bestanden opslaan, verplaatsen of hernoemen. De workflow neemt dat werk over.
Slimme scanfunctionaliteiten voor digitale workflows
Moderne printers kunnen veel meer dan een scan opslaan als PDF. Met intelligente scanfuncties worden documenten automatisch herkend en klaargemaakt voor verwerking.
Belangrijke functionaliteiten zijn:
1. OCR-tekstherkenning
Scans worden automatisch omgezet in doorzoekbare tekst.
Ideaal voor contracten, offertes, facturen en beleidsdocumenten.
2. Automatische classificatie
Documenten worden ingedeeld op basis van inhoud of lay-out.
Bijvoorbeeld: factuur, contract, pakbon.
3. Automatische bestandsnaamgeving
De multifunctional leest relevante gegevens — zoals datum, dossiernummer of factuurnummer — en verwerkt deze in de bestandsnaam.
4. Workflow-native knoppen op het bedieningspaneel
Medewerkers kiezen eenvoudig “Scan naar administratie”, “Scan naar HR” of “Scan naar SharePoint” zonder extra handelingen.
De Konica Minolta bizhub i-Series integreert dit direct in het bedieningsscherm, waardoor workflows intuïtief worden.
Integratie met cloud- en bedrijfsapplicaties
Workflow-integratie staat of valt met de vraag: kan uw printer verbinding maken met de systemen waarin u werkt?
Met moderne multifunctionals kan dat onder andere met:
- Microsoft Teams
- SharePoint
- OneDrive
- Google Drive
- Dropbox
- ERP- en CRM-systemen
- Documentmanagementsystemen (DMS)
Hierdoor worden documenten direct op de juiste plek opgeslagen, met de juiste rechten en metadata.
Beveiliging en compliance in digitale workflows
Wanneer documenten automatisch worden verwerkt, is beveiliging essentieel.
Een geautomatiseerd proces moet voldoen aan de GDPR en mag geen risico vormen voor de rest van de organisatie.
Daarom bevatten moderne devices, zoals de bizhub i-Series:
- beveiligde scanverbindingen (TLS, HTTPS)
- gebruikersauthenticatie voordat iemand kan scannen
- automatische verwijdering van tijdelijke bestanden
- versleuteling van opgeslagen gegevens
- auditlogging van iedere scanactie
In combinatie met secure follow-me printing en centrale toegangscontrole ontstaat een digitaal workflowproces dat zowel efficiënt als beveiligd is.
Hoe printers administratieve processen automatiseren
Wanneer printers worden gekoppeld aan workflowsystemen kan een groot deel van de documentverwerking volledig automatisch worden uitgevoerd.
Voorbeelden van automatisering:
Factuurverwerking
- facturen worden gescand
- automatisch uitgelezen via OCR
- gecontroleerd op leverancier, datum en bedrag
- doorgestuurd naar de financiële workflow
HR-dossiers
- intakeformulieren worden direct gekoppeld aan het personeelsdossier
- documenten krijgen automatische bewaartermijnen
Klantcommunicatie
- contracten, retourformulieren en overeenkomsten worden automatisch opgeslagen in CRM
Kwaliteits- en complianceprocessen
- auditstukken worden gecategoriseerd en beveiligd opgeslagen
- versiebeheer gebeurt automatisch
Dit resulteert in minder fouten, lagere kosten en een snellere doorlooptijd.
