Uw data staan overal: van gestructureerde databases over scans, whitepapers en Office-documenten tot productafbeeldingen en video’s. In al die gegevens zit waarde, maar hoe kan u die eruit halen als u door het bos de bomen niet ziet?
U bent niet alleen. Organisaties wereldwijd verlekkeren zich op de mogelijkheden van AI, maar missen een overzichtelijke datafundering. Modern content management is essentieel om de gegevens vanuit verschillende bronnen en locaties samen te brengen. Pas wanneer de data samenkomen, kan u nadenken over hun kwaliteit en toegankelijkheid.
Pas daarna is AI aan de orde. Tot een stevige datafundering met overzichtelijk content management komt u in drie stappen: ontdek waar u nu staat, ontwikkel een plan, en zet de juiste expertise in.
1. Waar staat u nu?
Er bestaan drie types van bedrijfsdata, die allemaal op hun eigen manier waardevol zijn. Eerst en vooral zijn er de gestructureerde data. Die zitten georganiseerd in databases en spreadsheets. Hun inhoud is eenvoudig te analyseren, zowel door mensen als door software.
De gestructureerde data staan niet noodzakelijk op één plek. U vertrouwt waarschijnlijk op verschillende databases, die zowel on-premises als in de cloud kunnen staan. Verlies de belangrijke Excel-spreadsheets niet uit het oog, want zij horen hier ook bij. Breng in kaart waar al deze gestructureerde gegevens staan, en hoe ze nu beheerd wordeongesn.
Ongestructureerde data kunt u werkelijk overal vinden. Deze gegevens zijn niet netjes geordend. Het gaat hier om informatie in e-mails, gescande documenten en offertes, productomschrijvingen en wiki-pagina’s. Deze data zijn goud waard, maar de waarde is minder eenvoudig te ontsluiten. AI zal u hierbij kunnen helpen, maar enkel wanneer u weet wat voor ongestructureerde data uw bedrijf genereert, hoeveel, en waar ze staan.
Tot slot zijn er de rijke mediabestanden. Denk hier aan video’s en foto’s. Afbeeldingen van producten vallen onder deze categorie, maar ook bedrijfsvideo’s of instructiefilmpjes. Deze gegevens zijn het complext om te ontsluiten, en hebben gespecialiseerde tools nodig om leesbaar te zijn en te blijven. Heeft uw bedrijf dergelijke data? Waar staan ze? En wie beheert ze?
Gewapend met deze informatie krijgt u een beeld van uw huidige content management-strategie. U weet nu welke gegevens er bestaan binnen de organisatie, wie ze genereert, en in welke systemen ze terechtkomen. Schrik niet: in een typische organisatie zijn tien content management-opslagsystemen niet ongewoon.
2. Waar wil u heen?
Een situatie met tien systemen die naast elkaar bestaan, is niet ideaal. Modern content management vereist eenvoud en overzicht. Al uw data moeten gecentraliseerd beschikbaar zijn. Zo kan u ze beheren, beveiligen, en er in een latere fase waarde uit halen.
Eenvoud en overzicht bestaan gelukkig in verschillende vormen, waarbij er ongetwijfeld een plan van aanpak op uw maat bestaat. U kan bijvoorbeeld beslissen om geen grote aanpassingen te maken, en een content managementsysteem te kiezen dat de verschillende opslagplaatsen van alle soorten data samenbrengt.
Door uw huidige plan van aanpak te unificeren, krijgt u alle mogelijkheden van modern content management ter beschikking zonder dat daar een grote migratie voor nodig is.
Dat wil niet zeggen dat migreren nooit wenselijk is. Het kan absoluut interessant zijn om uw data samen te brengen in een Enterprise Content Management (ECM)-systeem. Daarmee kan uw documenten en dossiers eenvoudig en veilig bewaren, delen, beheren en archiveren. Een dergelijk systeem maakt ook toegang vanop afstand en samenwerking mogelijk.
Denk na over welke systemen toereikend zijn, en voor welke data een migratie aan de orde is. Een hybride aanpak is perfect mogelijk: u kan bijvoorbeeld sommige systemen al vernieuwen, en andere blijven gebruiken onder de paraplu van een unificerend systeem.
Zodra data beheerd worden in overzichtelijke systemen, kan u aan AI beginnen denken. Goed content management opent de deur naar AI-algoritmes die waarde uit uw gestructureerde en ongestructureerde gegevens halen.
3. Wie of wat hebt u daarvoor nodig?
Zowel voor de analyse van de huidige situatie, de denkoefening over wat u wil bereiken, als de uitwerking van een traject naar dat einddoel, is de juiste hulp onontbeerlijk. U hebt een partner nodig met een uitgebreide kennis van systemen, die een oplossing kan uitwerken op u maat.
Daar komt bij dat de wereld van content management snel evolueert. U wil niet achter de feiten aanhollen, maar moderniseren met de toekomst is het achterhoofd. Een partner kan u helpen de juiste balans te maken en uw content eindelijk te ontsluiten, zonder ontwrichtende migraties.
Konica Minolta heeft al meer dan duizend organisaties op weg geholpen op hun weg naar modern content management. Daarbij kunnen we uw organisatie helpen om de beste oplossingen op u maat te vinden. Meer weten over wat een ECM-oplossing op maat voor uw organisatie kan betekenen? Klik dan
hier voor een overzicht van de oplossingen van Konica Minolta.
